よくある質問(FAQ)

ログイン ID はメールアドレスの「@」より左側の文字列です。メールアドレスではありません。

ログイン画面の「パスワードを忘れましたか？」リンクをクリックし、ご自身のメールアドレスを入力して、「パスワードの再設定方法を送信する」をクリックしてください。

メールが届きますので、メール本文中のリンクをクリックしてブラウザ画面で新しいパスワードを設定してください。

パスワードを4回間違えると「もう一回誤るとアカウントがロックされます」と表示され、5回間違えるとアカウントがロックされます。

アカウントがロックされた場合、「アカウントのロック解除について」というメールが届きます。

メール本文中の「アカウントのロック解除」リンクをクリックして、正しいアカウント名とパスワードでログインし直せばロックは解除されます。

しかし、5回間違えるということはパスワードを忘れているでしょうから、パスワード変更の手順に進むと良いでしょう。

現時点では、クラウド上のサーバーを他の社内限定システムと共用しており、社内 IP アドレスからのアクセスに制限しています。

社外からもアクセスできるようにするには、現在とは別のサーバーを利用する必要があり、クラウド利用料金が追加で必要になります。

ご要望が多く、費用対効果も見込めるようであれば、幹部の皆さんに相談してみます。

Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox の最新バージョンでの利用を推奨します。

IE は利用できません。

社内 LAN に接続された WiFi アクセスポイントに接続したスマホからは利用できます。

セキュリティの観点から、一定時間操作しないで放置するとログアウトした状態になり、 次の操作の際に、ログイン画面に飛ばされます。

その際、ログイン画面に進む直前に行った「作成」「更新」「申請」「承認」などの処理が無効になります。

このようなことを避けるために、編集画面では時間がかかりそうであればこまめに保存する、 別の業務に移る際にはいったん保存する、などを行うようにしてください。

システム上は問題ありません。

承認処理、経理処理の手間を考えて、一週間分くらいをまとめて申請することをお勧めします(事務からの要望でもあります)。 逆に、溜め込み過ぎることもないようにしましょう。

一週間分まとめて入力して申請するという方法以外にも、 日々「明細の追加」を行って「更新」(保存)だけ行い、一週間分程度まとまった時点で「申請」を行う、という方法も考えられます。

ただし、経理処理の関係上、20日締日をまたいだ支出 (20日以前の支出と、21日以降の支出) を同じ申請に含めてはいけません。

現時点(2022年3月現在)では必須ではありません。

次のステップ (領収書原本は直接 経理へ提出し、上長の承認は画面上の写真確認で行う) に移行した際には、必須になります。

本システムは、1万円以下の小口交通費のみを対象としています。

1万円を超える金額の場合は従来通りの処理をお願いします。

現時点(2022年3月時点)では交通費のみを対象としています。

将来的には他の1万円以下の小口経費(通信費、交際費、会議費、消耗品、仕入れなど) も対象にしたいと考えています。

電車やバスなど通常領収書が発行されない場合を除き、駐車場代、高速代、タクシー代などは領収書原本の提出が必須です。(従来通り)

「印刷」機能を用いて出力される領収書提出用紙(pdf) をプリンタで印刷し、領収書原本を貼り付けて上長に提出してください。(直接経理へ提出ではありません。)

領収書提出用紙の印刷の際、プリンタの用紙設定は「B5」を選択してください。

部署ごとの承認フローが決まっています。

申請したときに届くメールの「承認者」のお名前を参照してください。

当面の間は領収書原本を提出する必要が無い申請の場合も、領収書提出用紙の印刷、回覧、提出をお願いします。

領収書がある場合(原紙)と無い場合(データ)で管理が混在するのを避けるためです。

電子帳簿保存法に即した形でシステムのデータ自体がエビデンスとできる体制が整えば必要なくなる予定です。

(2022/03/30 更新)

通常、火曜日締めで水曜日に経理が処理し、その際、経理処理完了メールが届きます。

その週の金曜日に銀行口座に振り込まれます。数日お待ちください。

スマホなどで撮影した写真で、形式は jpg または png のファイルを複数選択することができます。

PC で申請を作成して保存し、スマホでその申請に対して写真を添付することもできます。

複数枚まとめて撮影していただいても結構ですが、申請に含まれていない領収書は一緒に撮影しないようにしてください。

システムで写真をアップロード後、ブラウザ画面で写真を開いてみて、各領収書の文字が読み取れるかご確認ください。

元ファイルの合計が 10MB を超える場合はエラーとしています。

解像度を下げて撮影するか、撮影後の写真を縮小してからアップロードしてみてください。

(裏技？) 何度かに分けてアップロード(申請の保存→編集で写真追加→保存)を行うことで回避も可能です。

皆さんの利用状況でエラーが多いようであれば、エラーとなるサイズを調整することも可能です。

いったん、「申請取消」を行うと「編集」できるようになります。上長にも取消しのメールが飛びます。

修正後、再度「申請」してください。

上長の承認後は、編集も取消しもできません。

所有者となっている次の承認者(または経理担当者)にお願いしいて、「差戻し」してもらってください。

差戻し理由に応じて、申請内容の修正を行い、再度「申請」してください。

申請内容に誤りが無く、質問への回答のような場合は「コメント欄」に説明などを記述して「申請」してください。

差戻しが発生すると、承認フローは再度、一次上長からになります。

不在の承認者のさらに次の承認者(一段階上の承認者のみ)に代理承認を行ってもらうこともできます。

通常は、承認一覧画面にはご自身が承認すべき申請だけが表示されています。

所有者名で本来次に承認を行うべき承認者を選択し、[検索] ボタンをクリックすると、対象の承認者が所有している申請が表示されます。

通常の承認と同様、内容を確認の上、[承認] ボタンで承認可能です。

この場合、本来の承認者に対して、代理承認されたことを通知するメールが発信されます。

例えば支出の正当性確認の意味で、申請者へ差戻しではなく、途中の承認者(例えば課長)に対して差戻しを行う場合は、「差戻し先」から差戻したい相手を選択して [差戻し] を行ってください。

申請ミスがないか確認のために領収書原本を回覧するようにしています。 (申請ミスの例：うっかりして、同じ領収書に対して二度申請してしまうなど)

申請内容に誤りがなくなってくれば、領収書原本は経理へ直接提出、上長は画面上の写真で領収書を確認して承認というステップ2のワークフローに移行することができます。

ステップ2で問題が起きないことに加えて、電子帳簿保存法の領収書の「スキャナ保存」の要件を満たすようシステムを改修できれば、ステップ3のペーパーレスに移行できる可能性があります。

スキャナ保存を行うための要件：解像度、タイムスタンプ、検索機能(取引年月日、取引委金額、取引先)など

国税庁 参考資料